تتنوع مستندات الأعمال بشكل كبير، حيث ترتبط بشكل وثيق بجميع العمليات التجارية. تُستخدم هذه المستندات لتوثيق كافة الأنشطة المتعلقة بالشركة، بما في ذلك المعاملات المالية، وتسجيل بيانات الموظفين والعملاء، ومحاضر الاجتماعات، والتوظيف وغيرها. في هذا المقال، سنستعرض أنواع مستندات الأعمال بشكل مفصل.
أنواع المستندات
تتعدد أنواع المستندات الضرورية للعمليات التجارية، ويمكن تقسيمها إلى الفئات التالية:
1- مستندات الأعمال
تُعتبر مستندات الأعمال ضرورية لتقييم الأداء من جميع النواحي. تساعد هذه المستندات في اتخاذ القرارات المناسبة بناءً على البيانات المطلوبة، وتشمل الرسوم البيانية وأرقام المبيعات، بالإضافة إلى تسجيل بيانات العملاء الجدد والمنافسين. تُعد هذه المستندات من الأكثر شيوعًا في عالم الأعمال.
2- مستندات التوظيف
تُعتبر مستندات التوظيف أساسية لكل شركة تبحث عن تنفيذ عملياتها بكفاءة. تُسجل هذه المستندات بيانات الموظفين والتوقيعات المطلوبة، بالإضافة إلى شروط القبول في الوظائف والوصف العام لواجبات العمل. كما تحدد الالتزامات المطلوبة من الموظفين تجاه الشركة، بما يضمن مصلحة الطرفين.
3- مستندات الشركات
تشمل مستندات الشركات المستندات القانونية التي تحدد إطار العمل الخاص بها. يتم وضع اللوائح الداخلية والخارجية بحيث تكون واضحة لجميع الأطراف المعنية، مما يساهم في تسهيل الأعمال. تستخدم هذه المستندات أيضًا في الإجراءات القانونية التي تتعلق بالفرد أو الجماعة، ولكنها أقل شيوعًا مقارنةً ببقية الأنواع.
4- مستندات الاجتماعات
تتسم مستندات الاجتماعات بأهميتها عندما تكون هناك ضرورة لتوثيق النقاشات والقرارات المتخذة. تُستعرض فيها محاضر الاجتماعات السابقة، والاتفاقيات التي تم التوصل إليها، وعدد الحضور، ومواضيع المناقشة التي تستحق التطرق إليها مرة أخرى.
أمثلة على مستندات الأعمال
تتم عملية تبادل المستندات بين الأطراف المختلفة، وتسمى هذه العملية بالمعاملة. يمكن تقديم المستندات على شكل فواتير للعملاء، سواء عبر الأوراق التقليدية أو البريد الإلكتروني. فيما يلي بعض الأمثلة على هذه المستندات:
1- الفاتورة
عند إجراء عملية البيع أو الشراء، يُعتبر التعامل بالمعاملات الائتمانية ضروريًا. الفاتورة تُسجل جميع العمليات التجارية، وتعد وثيقة تُضمن الحقوق في حال شراء أو بيع أي سلعة.
2- الإيصال
الإيصال يعتبر دليلاً قوياً على إتمام عملية الدفع. عادة، تقوم المؤسسة بتقديمه سواء كنت تاجرًا أو مشتريًا، مما يضمن إثبات المعاملة المالية التي تمت.
3- القسيمة
تتدخل القسيمة في المعاملات المالية لضمان الحقوق النقدية، حيث يشارك فيها ثلاثة أطراف: البنك، المشتري، والبائع. في حالات معينة، يمكن أن يكون التعامل مقتصرًا على طرفين فقط، خصوصًا عند التعامل المباشر مع البنك.
لقد تم توضيح أنواع مستندات الأعمال ودورها الهام في حياتنا اليومية. تسهم هذه المستندات في تسهيل مختلف العمليات وتعتبر مستندات ضامنة للحقوق، وتسجل البيانات، والإجراءات، والقوانين التي يتوجب الالتزام بها.